Een preventiemedewerker kwam eens met een prachtig plan. In een onderzoek had hij gelezen over een manier om miljoenen te besparen: laat alle medewerkers vergaderen aan statafels. Het resultaat: de vergaderingen duren een heel stuk korter, en de medewerkers houden tijd over voor nuttiger zaken. Klare taal.
Het plan was inderdaad prima – maar dat gold niet voor de presentatie. Want die medewerker stapte gewoon naar de financieel directeur met de tekst: moet je niet alle tafels vervangen door statafels? Dus kreeg het plan niet de aandacht die het verdiende. Want die CFO had net 30.000 euro geïnvesteerd in het huidige meubilair. Die trok niet nog eens 20.000 euro extra uit zijn portemonnee.
Spreek de taal van de CFO: begin met één tafel
Dat kan anders, zegt Willem van Rhenen. Hij is hoogleraar Engagement & Productivity aan de Business Universiteit Nyenrode en heeft zich verdiept in de communicatie met directeuren. “Die preventiemedewerker had moeten weten dat de initiële kosten van al die tafels veel te hoog waren. Hij had dus eerder moeten voorstellen om voorzichtig te beginnen met één tafel van 500 euro. Pas als zoiets rendement oplevert, wordt een CFO enthousiast voor vervolgacties. Houd er rekening mee dat iedereen binnen een bedrijf vooral druk is met zijn eigen zaken. Er zijn maar weinig mensen die reflecteren: wat is op lange termijn verstandig en wat niet?”
Financiële mensen denken in getallen en spreadsheets
Want volgens Van Rhenen spreekt zo’n CFO zijn eigen taal. “Financiële mensen denken natuurlijk in getallen en spreadsheets. Dus moet je hen niet benaderen met een tekst als: ‘Dit is goed voor je bedrijf. Als je dit uitvoert, zou dat je sieren.’ Die woorden zijn heel geschikt voor een HR-manager, maar niet voor financiële mensen. Om hun taal te spreken moet je een businesscase bouwen: dit gaan onze plannen je kosten, maar dit leveren ze op. En let wel: dan moet je je ook verdiepen in de financiële situatie van het bedrijf. Je moet weten wat er binnenkomt en er weer uitgaat. Dus bekijk voor zo’n gesprek minstens de jaarrekening.”
